Per supportare le imprese nelle attività di internazionalizzazione, la Camera di Commercio rilascia documenti e visti indispensabili per lo sdoganamento delle merci e per ottemperare alle richieste delle autorità estere.
Di seguito sono descritte le principali tipologie di certificazione, le modalità di richiesta e i costi.
Per maggiori dettagli consulta le disposizioni per il rilascio dei certificati di origine e dei visti per l'estero.

Per tutti i visti la richiesta si effettua tramite la piattaforma iCom.

Visti su documenti e legalizzazioni

Visto Poteri di Firma

Il visto poteri di firma certifica che la firma apposta su un documento destinato all'estero (es. fatture, contratti, listini, dichiarazioni) appartiene effettivamente al legale rappresentante dell'impresa e che questi dispone dei poteri di firma in nome e p/c dell'impresa titolare dell'operazione con l'estero. Il visto non certifica la correttezza  delle indicazioni e dichiarazioni rese dal soggetto che sottoscrive i documenti.

Costo: € 3,00 di diritti di segreteria per documento.

L’ufficio non appone il visto poteri di firma nei seguenti casi:

• dichiarazioni discriminatorie o incompatibili con convenzioni internazionali e normativa italiana (ad esempio esclusioni verso specifici Paesi o riferimenti a “black list” di navi);
• lettere di invito in Italia a favore di cittadini di Paesi terzi (in questi casi occorre rivolgersi all’ambasciata o al consolato italiano nel Paese d’origine);
• richieste di visto d’affari (sono atti notori che non vanno autenticati: è sufficiente la firma in originale e la copia del documento d’identità del firmatario);
• dichiarazioni sull’origine delle merci inserite in atti o documenti commerciali, se non presentate insieme a una richiesta di certificato di origine coerente.

Il visto poteri di firma può invece essere apposto, nell’ambito delle Certificazioni Estere, quando nella dichiarazione sono presenti formule generiche come “made in…” o “fabbricato da…”, oppure quando l’origine indicata è preferenziale.

Nota operativa: se richiesto su fatture di export, la merce deve rimanere nei magazzini dell'impresa fino al rilascio del documento vidimato.

Il visto poteri di firma deve essere richiesto presso la Camera di commercio competente, ovvero quella in cui l’impresa ha sede legale o un’unità locale.                 

Visto di deposito atti

                                                                                                            
Attesta che un documento da presentare all'estero,  non emesso dalla Camera di commercio ma da altri Enti o Organismi istituzionali (es. certificati sanitari ASL, ISO, GMP, Analisi di laboratorio) è stato depositato presso la Camera di Commercio.

Costo: l'apposizione del visto di deposito atti prevede un costo di € 3,00 di diritti di segreteria per ogni visto.

Legalizzazione di firma (Ex-Upica)

È un'autenticazione ulteriore (spesso richiesta come "timbro Ex-Upica") con cui un funzionario camerale controfirma e convalida la firma di un altro funzionario camerale, primo firmatario. Viene apposta solo su certificati di origine o documenti su carta intestata con firma del legale rappresentante dell'impresa iscritta alla Camera Maremma Tirreno.

ATTENZIONE: la legalizzazione ex-UPICA riguarda la firma camerale su documenti di commercio estero. Apostille/legalizzazione in senso stretto, invece, sono procedure generali per far valere atti all’estero e coinvolgono altre autorità (Prefettura/Consolato a seconda dei casi). 

Codice Meccanografico 

Il Codice Meccanografico è un codice alfanumerico (non obbligatorio) di 8 caratteri assegnato agli operatori abituali con l'estero. È necessario per la registrazione presso l'Istituto Italiano per il Commercio Estero e per le transazioni valutarie statistiche. Non può essere assegnato a persone fisiche o a imprese che risultano inattive o che non siano in regola con il pagamento del diritto annuale.

Ai fini del rilascio del numero meccanografico, è considerato abitualmente operante con l’estero il soggetto che dimostri, con adeguata documentazione, il possesso di almeno uno dei requisiti previsti:

• qualifica di esportatore abituale secondo la normativa vigente; 
• almeno una transazione commerciale annua in entrata e/o in uscita (anche tramite intermediari/trading company) per un importo complessivo maggiore uguale a € 12.500,00; 
• presenza stabile all’estero con unità locale o sede; 
• partecipazione di soggetti stranieri nelle quote societarie; 
• partnership con società estere; 
• joint venture all’estero (societaria/di capitali/contrattuale); 
• apporto di capitale in società estere (non IDE); 
• investimenti diretti esteri (IDE); 
• franchising in Paesi esteri; 
• almeno un contratto di distribuzione o agenzia all’estero; 
• costituzione di società all’estero; 
• partecipazione a un consorzio temporaneo di imprese in un Paese estero.

Per attestare la qualifica, l’operatore deve presentare:

1. documenti che provano operatività o presenza/rapporti all’estero (ad es. atti, fatture, visure estere o certificati equivalenti; protocolli d’intesa, contratti di franchising, statuti e atti che dimostrino partecipazioni o accordi con società estere);
2. questionario ITALIANCOM (Allegato A alla Circolare 6 maggio 2004 n. 3576/c) compilato;
3. copia leggibile del documento d’identità del richiedente (titolare o legale/i rappresentante/i); 
4. versamento dei diritti di segreteria.

Validità e costi

• Validità: deve essere confermato (convalidato) entro il 31 dicembre di ogni anno, in modalità telematica; se non viene richiesta la convalida, la qualifica dell’impresa come operatore abituale con l’estero sarà considerata sospesa e il Numero Meccanografico precedentemente assegnato non potrà essere utilizzato.
• Costo: € 3,00

Attestato di libera vendita

Documento richiesto da molti Paesi Extra-UE per confermare che i prodotti esportati sono liberamente commercializzati in Italia e nell'Unione Europea (rispettando quindi le normative sanitarie e di sicurezza). L'attestato non rappresenta un'autorizzazione alla commercializzazione, ma costituisce una presa d'atto che il prodotto è già in commercio all'interno dell'Unione Europea.

• Validità: 6 mesi dalla data di emissione.
• Costo: € 3,00  
• Lingua: rilasciato esclusivamente in italiano. Per averlo in lingua straniera, l'impresa deve produrre un'autocertificazione con traduzione  in inglese, francese o spagnolo,  che rappresenta un'alternativa alla traduzione giurata (da richiedere in Tribunale) e richiedere su questa il Visto Poteri di Firma;  deve essere prodotta in duplice copia e depositata presso la Camera di Commercio, dove verrà richiesto il visto per i poteri di firma, contestualmente al ritiro dell’attestato in italiano. 

I requisiti che l’impresa deve rispettare per richiedere l’attestato sono i seguenti:

• avere la sede legale o un’unità locale nella provincia di Grosseto o Livorno;
• essere iscritta al Registro Imprese della Camera di commercio, risultare attiva e svolgere un’attività coerente con il prodotto indicato (il prodotto deve rientrare nell’attività commerciale dichiarata).

L’attestato è valido per un solo Stato: se la richiesta riguarda più Paesi, vengono emessi più attestati. Non vengono rilasciati attestati per Paesi dell’Unione Europea.

Modalità di richiesta

L’Attestato di libera vendita deve essere richiesto e pagato online, tramite la piattaforma Cert’O (tasto “VISTI”), allegando: 

• il fac simile di attestato di libera vendita (DOCX);
• una fattura di vendita emessa nell’ultimo trimestre, intestata a destinatario in Italia o UE, che riporti tutti i prodotti oggetto dell’attestato, numerati nello stesso modo indicato nell’attestato. Se la fattura non è disponibile, l’attestato non può essere rilasciato; in alternativa l’impresa può utilizzare il facsimile in versione “visto poteri di firma”;
• la copia del documento d’identità del legale rappresentante, se non già depositata.

Richiesta Attestato Libera Vendita

Procedure per paesi specifici 

Alcuni mercati richiedono documenti con formulari o procedure particolari:

• Attestato Algeria: attestato di libera commercializzazione necessario per le banche algerine. Si richiede tramite procedura "Visto Deposito Atti" su modello in francese predisposto da Unioncamere. Costo: € 3,00
• Nigeria (CCVO / C16): "Combined Certificate of Value and Origin". Modulo speciale attestante origine e valore, da vistare contestualmente al Certificato d'Origine.
• USA (Codice MID): "Manufacturer Identification Code". Codice di 15 caratteri richiesto dalla dogana USA (CBP) per identificare il produttore. Viene generato dall'importatore o dall'azienda stessa seguendo le regole doganali USA (non rilasciato dalla Camera).

ANEXO IX - Vini Brasile
Per l'export di vini e bevande verso il Brasile sono necessari dei documenti di accompagnamento.

La Camera di commercio può vidimare l’originale dell’Anexo IX compilato dall’impresa, a condizione che sia stato già rilasciato il certificato di origine UE.

L’Anexo IX viene rilasciato contestualmente, indicando il numero del certificato di origine, se l’impresa presenta: l’istanza (DOCX) con una dichiarazione esplicita sullo stabilimento in Italia e sulla conformità dei prodotti agli standard nazionali di qualità/identità e idoneità al consumo interno; la copia del certificato di un laboratorio di analisi accreditato; una fattura di vendita in Italia/UE riferita allo stesso prodotto. Se viene richiesto anche un visto camerale sul certificato di analisi, la Camera appone un visto per deposito.

Costi (da pagare con l’invio telematico della pratica): certificati di origine € 5,00 + vidimazione visto deposito su Anexo IX  € 3,00 cad. (per ogni Anexo IX).

La normativa brasiliana prevede anche l’Anexo XI (prova ufficiale di tipicità e regionalità per bevande alcoliche, vini e derivati): questo documento non è di competenza delle Camere di commercio.

Altre certificazioni (Codice LEI)

Il Codice LEI (Legal Entity Identifier) è un identificativo univoco composto da 20 caratteri alfanumerici che serve a riconoscere in modo standardizzato i soggetti giuridici coinvolti in operazioni finanziarie internazionali. Aiuta a rendere più semplice la registrazione e l’identificazione nei mercati e nei sistemi giuridici a livello globale. Il LEI può essere richiesto da imprese, fondi di investimento e, più in generale, da enti e organizzazioni che operano nel settore finanziario.

Attenzione: Il Codice LEI NON è rilasciato dalla Camera di Commercio. Bisogna rivolgersi agli operatori autorizzati (LOU - Local Operating Units).  

Modalità di pagamento certificazioni per l’estero

Per tutte le pratiche online (Commercioestero, iCom) il pagamento avviene tramite:

• Conto "Diritti" prepagato su registroimprese.it 
• iConto (Infocamere)